Справка о заказчике
ООО «Эдмос-Реклама» - ADvertising MOScow - ADMOS. Рекламное агентство, которое создает сувенирную продукцию с брендами. В названии ADMOS – слияние двух слов: ADvertising и MOScow, реклама и Москва. Деятельность компании соответствует международным нормам социальной ответственности. Занимается оптовой торговлей от 100 тыс. руб. и розничной торговлей на Ozon, Wildberries и Яндекс.Маркет.
Описание проблемы
В связи с расширением штата стало накладно ставить задачи каждому сотруднику лично и распределять их. Сотрудники не понимали, какую задачу им брать, в каком приоритете, и регулярно спрашивали уточнения. Потребовалась полная автоматизация управления входящими заявками, а также средство контроля работы сотрудников для руководства.
Поставленные цели
На предприятии работает множество сотрудников, поэтому возникла необходимость в управлении задачами. Хотелось, чтобы не нужно было тратить время на распределение задач сотрудникам. Поэтому мы решили реализовать такие задачи:
- Реализовать рабочее место сотрудника, где сотрудник может смотреть свои задачи, задачи на сегодня.
- Запрос на дизайн, где внедрена возможность «заявок», которые будут приходить сотруднику, и он мог принять или отклонить запрос. В нем также будет видна вся информация и история по заказу.
- Реализовать настройку автораспределения задач запросов, где можно настроить коэффициенты по всем ключевым показателям, которые определят приоритет задачи для ее определения сотруднику.
- Разработать отчеты по загруженности сотрудников, где будет видна информация о работе, степень загрузки.
- Сделать доработку по рабочему месту руководителя отдела дизайнеров (РОД), где руководитель может определить важность задачи, при необходимости поднять или опустить задачу.
Решение
1. Рабочее место сотрудника
При входе в программу открывается начальная страница с личными задачами. Здесь можно создавать или редактировать свои задачи, а также посмотреть их по категориям:
- Мои
- Введены мной
- Моего подразделения
- Все
Справа расположено окно с задачами на сегодня. В каждую задачу мы можем войти и посмотреть.
Рис.1 «Начальная страница дизайнера»
2. Запрос на дизайн
Реализована удобная форма запроса, в которой всегда все под рукой. Справа можно увидеть окно с исполнителями, сроками, а также с историей обращения по заявке. Здесь же изображены кнопки:
- Принять
- Отклонить
- Уточнить
Рис.2 «Функционал запроса на дизайн»
3. Настройка автораспределения задач запросов
С помощью этой настройки мы можем установить необходимые нам коэффициенты, чем больше коэффициент – тем важнее будет задача и приоритетнее соответственно. Применяется свой механизм расчета итогового коэффициента – складываются показатели важности клиента, компетентности сотрудника, бюджета и т. п.
Рис.3 «Настройка автораспределения задач запросов»
4. Плановая загруженность дизайнеров
Представлен отчет по загруженности – именно здесь собраны все результаты вычислений рабочего времени в зависимости от коэффициентов, плана и пришедших задач. На каждого сотрудника заводится свой план по часам, а также в зависимости от должности коэффициент сотрудника растет. Задачи распределяются между сотрудниками автоматически, чем важнее задача – тем более опытному сотруднику она достанется. Если же часы сотрудника уже заполнены незначительными задачами – задача с приоритетной важностью заменяет, и переносит их на другой день. Если же задачу в силах выполнить другой сотрудник, чья должность младше, то задача отправляется ему.
Рис.4 «Отчет по плановой загруженности дизайнеров»
5. Рабочее место руководителя
Рабочее место руководителя – место, где руководитель может отслеживать рабочий процесс задач и их выполнение сотрудниками соответственно. При необходимости руководитель может поднять задачу или опустить (это означает, что задача станет приоритетнее и быстрее распределится в работу или наоборот).
Рис.5 «Рабочее место руководителя»
Результаты
По итогу внедрения были выполнены все поставленные цели. Данная подсистема позволила упростить работу сотрудников и повысить прозрачность. Она может применяться для любого предприятия, где работа сформирована по принципу поступления заявок от клиентов и их дальнейшего распределения.
- Больше времени на задачи - за счет автоматизации распределения задач, больше не нужно тратить время на ожидание задач от кого-то. Нет больше бумажной волокиты с ошибками или же Excel файлов, в которых пока коллега внесет правки, проходит полдня.
- Вся работа – как на ладони. Управляйте своими задачами, следите за выполнением своих, или задач своих коллег.
- Согласование руководителя можно не ждать – ведь с нашей системой коэффициентов, автоматически определяется важность задачи и отправляется в нужные руки.
- Прозрачная система отслеживания для руководства – больше никаких дополнительных манипуляций по отслеживанию работы применять не нужно – просто сформируйте отчет и получите всю информацию о работе сотрудников.
