Компания ООО «Мир Крепежа ТД» занимается продажей всех видов крепежных изделий. Работает как с крупными оптовыми, так и с мелкооптовыми клиентами. Розничная продажа не реализуется.
Описание проблемы
Ведение бюджета в MS Excel занимало очень много времени и сил, поэтому было принято решение по внедрению и настройке бюджетирования в системе 1С: Комплексная автоматизация ред.2.4, чтобы автоматизировать ведение бюджетов, и не тратить время для ручного заполнения таблиц в MS Excel и план-фактного анализа бюджетов.
Поставленные цели
- Настройка платежного календаря под процессы Заказчика на базе продукта 1С: Комплексная автоматизация ред.2.4;
- Настройка ведения заявок на расходование денежных средств (ДС);
- Настройка и доработка функционала согласования заявок на расходование денежных средств через ответственных лиц Заказчика. Выстраивание бизнес-процесса согласования заявок;
- Настройка и доработка функционала по работе с лимитами расходов по статьям на расходование денежных средств, а также группам статей (фондам);
- Настройка контроля автоматического срабатывания лимитов при заведении заявок на расходование ДС;
- Разработка функционала по контролю над кас-совыми разрывами, с возможностью разделять оплаты по банковским счетам, а также разбиением графиков оплат;
- Автоматизация формирования платежных пору-чений на основании утвержденных заявок на расходование денежных средств;
- Автоматизация формирования отчета «Бюджет по движению денежных средств» для план-фактного анализа исполнения бюджета по ДДС.
Решение
Первичными задачами было настроить функционал статей ДДС, объединения их по Фондам, а также установки лимитов по расходам по статьям ДДС.
Был доработан функционал работы со статьями ДДС по фондам:
Далее был разработан документ для более удобного ограничения по лимитам и статьям ДДС.
С помощью документа настройки, появилась возможность устанавливать лимиты расходов денежных средств по фондам и статьям, в процентном соотношении.
Сама сумма, на которую можно опираться в распределении расходов на период – была взята из начислений по выбранной статье за период.
Любая потребность в закупке – со стороны любого заявителя формировала заявку на расходование денежных средств. Был разработан механизм для утверждения заявок, для каждого из фондов был настроен определенный бизнес-процесс согласования.
Все утвержденные заявки попадали в дальнейшем в платежный календарь, далее уже происходило формирование платежных поручений и выгрузка в банк-клиент.
Был разработан прогнозный отчет по планируемым оплатам, которые были созданы в системе. Группировка затрат была по: фондам, статьям, клиентам, в конечном итоге видим конкретные «Заявки на расходование денежных средств».
Результаты
- После внедрения процессов казначейства в 1С, сократилось время на обработку данных вручную.
- С платежным календарем вести заявки на расходование ДС и отчетность стало гораздо проще и удобнее.
- Отчет по заявкам на расходование ДС позволяет увидеть все оформленные заявки на расходование ДС за любой период как по фондам, так и по статьям ДДС с более точной детализацией, нежели в ранее используемых отчетах в Excel.
- Получили инструмент с автоматическим контролем лимитов расходов.
- Получили удобный инструмент по работе с банковскими платежами.
