Что такое машино-читаемые доверенности (МЧД) и для чего они нужны?

Машинно-читаемая доверенность (МЧД), иногда называемая «электронной доверенностью», представляет собой цифровую версию традиционной бумажной доверенности, используемой для подписания электронных документов. В формате XML, машино-читаемая довернность содержит информацию о том, кто дает доверенность (доверитель), кто получает доверенность (уполномоченный сотрудник), а также об их конкретных полномочиях.

Доверенность подписывается директором компании с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП). При представлении отчетности или заверении счетов-фактур, сотрудник прикрепляет МЧД к пакету подписанных документов.

Разработка МЧД была стимулирована изменениями в законе 63-ФЗ «Об электронной подписи». Теперь сотрудники и уполномоченные лица подписывают документы компании с использованием нового типа электронной подписи - ЭП физического лица (в которой нет данных об организации). Для подтверждения своих полномочий, сотрудник должен приложить машинно-читаемую доверенность к документам.

МЧД отличается от электронного сканирования бумажной доверенности. МЧД имеет специальный формат и содержит определенные требования к информации. Данные из машинно-читаемой доверенности могут быть автоматически прочитаны информационной системой или сервисом, что невозможно сделать со сканированной копией. Поэтому сканированная копия доверенности не эквивалентна машинно-читаемой доверенности.

Основная цель МЧД - подтвердить, что сотрудник или контрактный работник может подписывать электронные документы от имени организации. Электронную подпись директора для машино-читаемой доверенности можно получить с нашей помощью.

Сроки внедрения машинно-читаемых доверенностей

До 1 сентября 2023 года сотрудники могут выбирать между двумя схемами работы: использовать старую схему, используя электронную подпись юридического лица, содержащую данные сотрудника, или новую схему, используя МЧД и электронную подпись физического лица, выданную на имя сотрудника (без указания данных юридического лица).

 Весной 2023 года использовать МЧД можно только на определенных площадках. Например, в налоговой и страховой отчетности - ФНС и СФР (ранее ФСС и ПФР) уже разрешают организациям подавать отчеты с использованием электронных доверенностей. Или в ЭДО, если оба контрагента готовы обмениваться электронными доверенностями.

Машинно-читаемые доверенности станут обязательными с 1 сентября 2023 года - без них сотрудник не сможет подписывать документы от лица компании. Однако переход на МЧД в последний момент может быть рискованным, поскольку на адаптацию может потребоваться месяц или даже больше: обеспечить сотрудников электронными подписями физических лиц, обучить их составлению и отправке доверенностей.

Принципы работы МЧД и содержание доверенности

Уже определены основные принципы работы с доверенностями, они были установлены постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 №223.

Выпуск доверенностей
Директор или сотрудник вводит информацию в машинно-читаемую доверенность. Затем директор подписывает электронную доверенность своей электронной подписью руководителя (личная ЭП физического лица не подойдет). Подписанная машино-читаемая доверенность отправляется на хранение в информационную систему (ИС).

Хранение доверенностей
Электронная доверенность может быть сохранена в различных системах, в зависимости от того, в какой системе директор подписал доверенность, куда МЧД будут передаваться, и как настроена работа с МЧД в организации.

Подходят информационные системы:

• операторов ЭДО;
• федеральных органов исполнительной власти (ФНС, ПФР, ФСС и других);
• аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ), например, Такском, Контур, Астрал и другие;
• УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;
• Главного удостоверяющего центра;
• Системы, в которых происходит подписание документов, например, собственная информационная система на платформе 1С:Предприятие 8;
• Доверенность должна быть подписана электронной подписью руководителя перед отправкой в систему.

Отправка и использование доверенностей
Сотрудник может отправлять МЧД двумя способами:

1. отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. В этом случае сотрудник находит файл доверенности в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет.
2. указать только номер электронной доверенности, хранящейся в сторонней системе. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Поэтому отправлять сам файл доверенности не нужно - получатель документов введет номер МЧД и узнает необходимые данные.

Получатель машинно-читаемой доверенности может проверить:

1. срок действия доверенности,
2. полномочия сотрудника, указанные в машино-читаемой довернности,
3. электронную подпись директора, которой подписана МЧД.

Отзыв доверенности
Если у сотрудника больше нет полномочий подписывать документы организации или его полномочия изменились, директор может отозвать машинно-читаемую доверенность. Для этого он направляет в информационную систему, которая хранит МЧД, заявление на отзыв. Форму заявления каждая система устанавливает самостоятельно.

Содержание машино-читаемой доверенности
У машинно-читаемых доверенностей есть общие требования к содержанию, установленные приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В доверенности должны быть указаны:

• информация о МЧД - название и номер, срок действия,
• данные доверителя (физического лица, ИП или юридического лица),
• данные представителя и полномочия, которые он получает,
• возможность передоверия,
• электронная подпись, которой подписана МЧД.

Однако конкретный вид МЧД может варьироваться от системы к системе. Единый формат доверенности разрабатывает Минцифры РФ, но он будет иметь рекомендательный характер. В связи с этим у сотрудника может быть несколько разных МЧД для разных задач: отчетности, ЭДО, портала ФНС и других госсистем.

Пока машино-читаемые доверенности есть не во всех системах, сотрудники и уполномоченные лица могут использовать ЭП юридического лица. Такая подпись подойдет для отчетности, ЭДО, тендеров и госзакупок.

Как передоверять машинно-читаемую доверенность

В июле 2022 года законодатели разрешили передоверять полномочия из машинно-читаемой доверенности. Руководитель может выдать сотруднику МЧД, позволяющую наделять полномочиями и выдавать МЧД другим лицам (что позволяет руководителю не подписывать все МЧД компании). При этом действуют следующие правила:
Самостоятельно редставитель может передоверять только те полномочия, которые у него есть. Он не может передоверять больше полномочий, чем ему предоставлено.

Если в доверенности указано, что передоверить полномочия нельзя, то представитель не может выдать свою МЧД.
Передоверенные полномочия действуют не дольше, чем основная доверенность. По окончании действия основной доверенности, передоверенные полномочия также прекращают действие.

Недостатки машино-читаемых доверенностей

• Отсутствие единой базы данных доверенностей. Сейчас нет единого места, где хранятся все доверенности и откуда их можно получить. Сотрудник должен знать, где хранится доверенность, чтобы получить ее. Организации тратят много времени на обмен доверенностями и уточнение их деталей.
• Не все системы поддерживают машино-читаемые доверенности. Некоторые из них только начинают принимать доверенности, другие пока не могут их принимать. В результате сотрудникам приходится подписывать документы ЭП юридического лица или использовать разные МЧД в разных системах.
• Не все организации готовы к электронным доверенностям. Многие организации только начинают переходить на использование МЧД. Они сталкиваются со сложностями внедрения: необходимо обучить сотрудников, обеспечить их ЭП физических лиц и организовать хранение и передачу доверенностей.

Будущее МЧД

Пока не существует единого решения всех проблем с машино-читаемыех доверенностей. Однако, есть некоторые перспективы развития.

Минцифры РФ разрабатывает стандарты и форматы МЧД. В том числе, рассматривается возможность создания единой базы доверенностей и обмена доверенностями между системами. Операторы ЭДО тестируют новые возможности работы с МЧД. Они пытаются облегчить использование доверенностей для клиентов и улучшить их безопасность. Уже сейчас можно пробовать использовать МЧД в отчетности и электронного документооборота. Но для этого нужно убедиться, что и вы, и ваш контрагент готовы к работе с электронными доверенностями.

Мы рекомендуем начать внедрение МЧД как можно скорее. Это позволит вам избежать спешки в сентябре 2023 года, когда МЧД станут обязательными, и обеспечить бесперебойную работу вашей организации.

МЧД в 1С

Если Вам требуется внедрение машино-читаемых доверенностей (МЧД) в 1С, оставьте заявку на нашем сайте и получите консультацию специалистов ALEXROVICH. Мы поможем внедрить электронные доверенности прямо в 1С:Предприятие 8 и автоматизировать работу с ними.