Что такое ERP

ERP — это программа для автоматизации и управления ежедневными бизнес-процессами компании: планирование бюджета, бухучет, закупки и поставки, прогнозы продаж, работа сотрудников, производство, анализ рисков и ведение проектов. Аббревиатура ERP расшифровывается как Enterprise Resource Planning и в переводе на русский означает планирование ресурсов предприятия. Проще говоря, это информационная система, которая охватывает все операционные данные предприятия начиная с расчета зарплаты и выставления счетов до анализа загруженности каждого станка и сотрудника на производстве.

Для чего нужна ERP-система?

Если на производственном предприятии и так используются программы для учета сырья, отслеживания поставок или работы с персоналом, то возникает вопрос зачем нужна ERP? Программа предназначена для построения модели управления потоками и материальными ресурсами на предприятии, чтобы как можно быстрее передавать информацию между сотрудниками и автоматизировать рутинные действия. К примеру, коммерческий отдел медленно составляет финансовый отчет из-за того, что отдел продаж вовремя не передал актуальные цифры по выполнению плана, а на складе не успели составить отчет об остатках. ERP свяжет разрозненную информацию в общий массив, в одну программу. Финансовый менеджер будет видеть данные в режиме реального времени, а не дожидаться по два-три дня, когда предоставят запрошенную информацию. Программа поможет:

• распланировать работу отделов и улучшить качество сервиса;
• привести работу к единым стандартам и обеспечить прозрачность всех процессов;
• наладить контроль и быстро оценивать качество работы сотрудников;
• автоматизировать отчетность по интересующим критериям;
• соблюдать сроки производственных этапов.

Если в вашей компании работает 10–15 человек, мы рекомендуем автоматизировать бизнес, но внедрение ERP-системы вряд ли потребуется. Это решение больше подходит для корпораций и холдингов с большим ассортиментом товаров или услуг и множеством внутренних процессов, переплетенных как нити мицелия в лесу под бревном. Но если в компании взаимодействие отделов нарушено, а переход задач между ними занимает длительное время или вызывает трудности получение информации, задумайтесь о внедрении ERP.

Приведем в пример компанию, которая производит велосипеды, а детали, запчасти и компоненты закупает у нескольких поставщиков. В ERP в этом случае сможет отслеживать закупки, заявки, приобретения, в программе также можно настроить автоматическую передачу заявки на склад, если деталей осталось лимитированное количество. ERP гарантирует, что каждый этап цикла от поступления запчастей на склад до получения оплаты от клиента использует единообразные данные, связанные с рабочими операциями, бизнес-процессами, отчетностью и аналитикой предприятия. После внедрения ERP на производстве такая деталь, как каретка или правый переключатель скоростей будут одинаково идентифицироваться по необходимым параметрам. Например: имя, размер, материал, источник, номер партии, номер детали у поставщика, серийный номер, цена, спецификация, и ряд других признаков.

ERP помогает не только идентифицировать товары на складе, но и обладает расширенным функционалом, обеспечивающим деятельность производства. С помощью этой программы сотрудники могут проводить производственное планирование, рассчитывать себестоимость, отслеживать потребление ресурсов. В рамках одной программы руководитель и ответственные менеджеры могут сформировать отчеты по организации:

1. Номенклатура и её характеристики;
2. Наличие на складе и в ближайших поставках;
3. Себестоимость производства товара, включая стоимость материала, рабочей силы, амортизации оборудования и косвенные расходы;
4. Затраты на рабочую силу, расчёт заработной платы;
5. Информация о материальных и нематериальных активах компании;
6. Регламентированная отчётность в налоговые и надзорные органы;
7. Затраты на проектные работы и исследования, включая НИОКР;
8. Финансовые потоки: календарь ближайших оплат и поступлений, дебиторская и кредиторская задолженность, текущий остаток наличных и безналичных средств, рентабельность предприятия;
9. Информация о продажах, выставленных коммерческих предложениях, заявках о новых потенциальных клиентах;
10. Внутренний и внешний электронный документооборот.

ERP облегчает сбор и анализ данных, и предоставляет эту информацию любому сотруднику компании, когда она необходима для бесперебойной работы и достижения целей.

Типы ERP-систем

ERP-системы бывают как лицензионными, так и Open Source, то есть приложение можно доработать под свои задачи без нарушения авторских прав разработчиков исходного ПО. Если у вас нет штатного программиста, знакомого с технологией на которой построена Open Source ERP, в бесплатной программе работать будет сложнее: помимо ведения бизнеса, придется изучать и дорабатывать саму программу, чтобы настроить под свои бизнес-процессы. Несмотря свободный доступ Open Source систем, вряд ли этот инструмент будет полноценным и бесплатным для компании.

Внедрение, запуск, доработка — всё равно на это уйдут деньги. Плюс потраченное время на изучение инструментов для интеграции с остальными сервисами, доработка функционала, а в конце концов и зарплата программистов. Возможно, сумма перехода на такую систему превысит инвестиции в лицензионную ERP. Учитывайте также, что Open Source система будет лишена важных для бизнеса обновлений. Например, связанных с регламентированным учётом — отчетность придётся разрабатывать и внедрять самостоятельно, что также приведёт к высоким расходам.

У лицензионных программ больше преимуществ в сравнении с Open Source системами. К примеру, большое количество специалистов на рынке услуг, поддержка вендора и своевременное получение важных обновлений. Если ваша компания имеет разветвленную сеть филиалов в разных областях страны, то лицензионное ПО поможет настроить бесперебойную связь и без промедления решать незапланированные проблемы.

Чтобы выбрать подходящее программное обеспечение для своей организации учитывайте несколько параметров:

• назначение (отраслевая и общая);
• форма организации (публичная, коммерческая, некоммерческая, гибридная, хозяйственное партнерство, кооператив и так далее);
• тип хранения данных (локальная и облачная);
• разновидности интерфейса (десктопная и браузерная);
• архитектура программы (монолитная и модульная).

Несмотря на большое количество ERP-систем на рынке, выбор подходящей ограничен довольно узким кругом решений. Каждая программа обладает определенной функциональностью и специализированными дополнениями. К примеру, для финансового сектора, производственных и торговых компаний или компаний, работающих на рынке услуг, общественных организаций (здравоохранение, образование и прочее). Самые известные ERP: 1C, SAP, Oracle, Dynamics.

Когда нужно внедрять ERP?

Отметим, что преимущество в интеграции ERP-системы в исключительной прозрачности бизнеса, позволяющей руководству в любое время проверить работу предприятия и принять решение на основе актуальной информации. ЕRP стоит внедрять, когда для контроля компании вам приходится использовать десяток разных программ, и вы понимаете, что тратите много времени на сведение отчетов, счетов, актов и другой финансовой документации. Внедрение ЕRP поможет скорректировать рабочие процессы, если вы видите, что деятельность компании застопорилась. Если вы сомневаетесь в целесообразности внедрения такой сложной программы, мы в ALEXROVICH поможем проанализировать структуру вашей компании и провести аудит.

После внедрения ERP автоматически собирает и анализирует информацию о работе, это поможет определить проблемные места и своевременно отреагировать на изменение показателей. Например, в 1С:ERP существенным преимуществом выступает модульность: когда предприятие внедряет процессы, начинает выпускать новый товар, наращивает темпы бизнеса, то для действующей программы дописываются дополнительные модули. После внедрения вы сможете:

• видеть результаты работы всего предприятия, и каждого подразделения в отдельности в режиме «онлайн»;
• сэкономить на IT-решениях и отказаться от многих отдельных программ. ERP дорабатывается под конкретные запросы предприятия;
• защититься от утечки информации: стандарты хранения данных и разные степени доступа для пользователей повышают безопасность;
• автоматизировать отчетность и поднять продуктивность сотрудников. Автоматизация позволит избежать рутины, исключая человеческий фактор (опечатки, ошибки, медленная работа и т. д.);
• оптимизировать планирование. ERP поможет найти закономерности, на которые человек может не обратить внимание;
• повысить качество клиентского сервиса и персонализировать общение с каждым клиентом.

Сколько времени занимает внедрение системы и сколько стоит

Себестоимость программного обеспечения варьируется от нескольких тысяч рублей до сотен миллионов долларов и зависит от вендора (производителя) программного обеспечения. Например, стоимость внедрения SAP и 1C:ERP отличается в десятки раз при сопоставимом функционале. Если внедрение 1C:ERP потребует 5 миллионов рублей, SAP может обойтись в сумму, превышающую 50 миллионов. Цена зависит от каждого конкретного случая и количества часов, потраченных на планирование, написание, тестирование и внедрение. На цену и время внедрения влияют также бизнес-процессы и потребности каждого отдельного предприятия: сколько рабочих мест должно быть автоматизировано, есть ли у предприятия собственное производство, какие отделы будут работать в системе и какой функционал им требуется, нужно ли подключать оборудование и внешние сервисы, нужен ли внутренний электронный документооборот в компании и многое другое.


Внедряя ERP не старайтесь сделать это быстро. Это самая распространенная причина неудачного внедрения. В среднем, запуск ERP занимает от 4 месяцев до 1,5 лет. Этот срок зависит не только от компании-интегратора, но и от заказчика — чем больше он участвует в проекте, чем подробнее расскажет возникающих проблемах в компании, тем быстрее система будет внедрена. В международных корпорациях внедрение ERP может занять до нескольких лет.

Прежде, чем внедрять ERP важно сформулировать цель и задачи предприятия, а дальше команда совместно с программистами разрабатывает функционал под спецификацию бизнеса: оговариваются требования к аппаратному обеспечению, определяется набор организационных мероприятий и перечень документов, необходимых для работы. В завершение внедрения в первые два-три месяца все равно понадобится поддержка специалистов, разрабатывающих программу. Скорее всего, останется десяток некритичных ошибок, а ваши работники будут просить консультации. Доработки программы в любом случае неизбежны, так как каждую систему необходимо настроить на выполнение конкретных бизнес-процессов. Но несмотря на относительно высокую стоимость внедрения, выгоды от работы в ERP системе всегда превышают инвестиции в неё. В первую очередь за счёт повышения контроля над организацией и производством, во вторую из-за снижения издержек и экономии на ФОТ (после автоматизации не требуется нанимать дополнительных людей).

Вывод

При принятии решения о внедрении ERP не позволяйте потенциальным неудачам отпугивать вас от решений, которые могут вывести ваш бизнес на новый уровень. Если вам нужна помощь в выборе продукта, оставьте заявку и получите консультацию по внедрению ERP-системы на ваше предприятие. У нас большой опыт внедрения ПО для автоматизации бизнес-процессов. Специалисты ALEXROVICH оперативно подготовят коммерческое предложение, дорожную карту проекта и полную смету проекта.