Автоматизация закупок при помощи 1С:Предприятие 8

Автоматизация управления закупками – это необходимый этап для роста любой торговой или производственной компании. Такая цифровая трансформация отдела закупок помогает снизить количество ошибок менеджеров по закупкам, строить точные прогнозы по будущим закупочным операциям, а также оперативно обмениваться информацией со складом или производственным участком компании. Всё это приводит к сокращению убытков от ошибочных заказов или несвоевременных поставок, а также сократить затраты на фонд оплаты труда, то есть зарплаты менеджеров по закупкам.

Автоматизация закупок в коммерческой компании

Под автоматизацией закупок обычно понимают использование программного обеспечения или цифровых инструментов для упрощения и стандартизации процесса закупки, от исходного запроса до учета и анализа данных о закупках. Это предполагает, что компьютерные программы или системы могут выполнять многие из задач, которые ранее выполнялись вручную, такие как создание и отправка запросов на предложения (RFP), отслеживание доставок и обработка инвойсов.

Понимание связи между автоматизацией и бизнес-процессами помогает увидеть, почему автоматизация может быть столь ценным инструментом. Ручной процесс закупок, включающий создание и отправку запросов на предложение, согласование контрактов и отслеживание доставок, может быть трудоемким и подверженным ошибкам. Компьютерные системы, напротив, могут упростить эти процессы, уменьшить вероятность ошибок и ускорить процесс закупки.

Безупречное управление поставщиками

Одна из наиболее значимых областей, где автоматизация закупок может проявить свою эффективность – это управление поставщиками. Процесс выбора, оценки и взаимодействия с поставщиками может быть сложным и трудоемким. С помощью автоматизированных систем управления поставщиками компании могут сделать эти процессы более прозрачными и понятными как для менеджеров по закупкам, так и для руководства компании.

Эти системы обеспечивают централизованный доступ к данным о поставщиках, что позволяет бизнесу быстро оценивать поставщиков и их текущие условия (например, актуальные прайс-листы и сроки поставки). Это, в свою очередь, помогает оперативно принимать решения о закупке у той или иной организации.

Для чего нужна автоматизация закупок?

Если коротко, то автоматизация закупок поможет:

• Избежать ошибочных заказов у поставщиков (неправильная номенклатура, количество, характеристики товара);
• Предотвратить «раздувание» штата за счёт найма дополнительных менеджеров по закупкам;
• Избежать простоев производства из-за несвоевременного заказа материалов и комплектующих;
• Избежать недостачи или излишнего закупленного товара на складах;
• Вовремя прогнозировать спрос на товары, особенно сезонные;
• Снизить убытки от утилизации скоропортящихся продуктов;
• Повысить прозрачность работы не только отдела закупок, но и склада, и даже производства компании (что может быть особенно важно для руководства компании);
• Исключить коррупционную составляющую (проще говоря, «откаты») при выборе поставщика.

Автоматизация закупок с использованием 1С:Управление торговлей

Одним из примеров инструментов автоматизации закупок может служить 1С:Управление торговлей Эта программа специально разработана для оптимизации коммерческой деятельности в торговых организациях и может быть настроена для поддержки практически любых бизнес-операций, включая закупки.

1С:Управление торговлей позволяет автоматизировать весь цикл закупочной деятельности, начиная от создания запросов к поставщикам и заканчивая учетом полученных товаров. Система обеспечивает создание заказов на основе реальных продаж, учета остатков и плановых потребностей, что позволяет своевременно и в полном объеме удовлетворить спрос клиентов.

«Управленка» позволяет вести работу с поставщиками, учитывая условия работы и индивидуальные особенности каждого контрагента. Отслеживание истории взаимоотношений с поставщиками, детальный учет договоров, условий поставок и оплаты, а также учет дополнительных услуг, связанных с закупками, таких как таможенные услуги или услуги грузоперевозчика, делает процесс управления закупками максимально прозрачным.

Важной функцией 1С:Управление торговлей является учет и анализ качества закупок. Позволяя оперативно оценивать и контролировать качество поставляемых товаров, система помогает снизить риски связанные с повторным приобретением низкокачественной продукции.

Для эффективного использования 1С:Управление торговлей необходимо наличие квалифицированного специалиста или команды, которая будет настраивать и поддерживать систему, а также обучать персонал работе с ней. Это гарантирует, что вся система будет функционировать эффективно и что ваши сотрудники будут иметь все необходимые навыки для ее использования. Эти же специалисты смогут доработать программу под особенности именно Вашего бизнеса.

Внедрение автоматизации в отдел закупок

Если Вы хотите внедрить автоматизированную систему управления закупками, то оставьте заявку на нашем сайте и получите консультацию специалистов ALEXROVICH, а также коммерческое предложение со сроками и стоимостью такого проекта.