Автоматизация отдела продаж

Наша цель – повышение эффективности бизнеса компании за счет автоматизации и внедрения 1С:Предприятие 8.

Задать вопрос
Наши специалисты ответят на любой Ваш вопрос
В процессе роста компании руководитель неизбежно сталкивается с увеличением программных продуктов, электронных таблиц или блокнотных записей, на базе которых строится учет процессов организации. Клиентская база ширится, ассортимент разрастается, сотрудники начинают дублировать информацию из одной программы в другую. Менеджерам становится сложнее сориентироваться в записях, они забывают передать информацию коллегам, ошибаются, а руководители отделов тратят все больше времени на сведение отчетов и проверку достоверности данных.

В определенный момент этот массив становится препятствием для дальнейшего развития, и собственник компании понимает, что теряет контроль над бизнесом. Руководитель не знает какая выручка, сколько менеджер сделал звонков, сколько писем отправил, и даже не знает количество клиентов. Не знает, как без этих данных влиять на рост компании. Как усмирить хаос. Назревают вопросы, как упростить систему, сделать так, чтобы менеджеры тратили меньше времени на отчетность и больше внимания уделяли общению с клиентами? Возникает необходимость перехода к единой автоматизированной системе, способной масштабироваться вместе с компанией и отвечающей текущему уровню предприятия, её задачам и цели.


Автоматизация бизнеса и отдела продаж снижает количество ошибок, сокращает ручной труд, менеджеры тратят меньше времени на шаблонные действия. Менеджеры направляют свое внимание на изучение продуктов компании, на общение с клиентами, выявление их потребностей и продажи. Снижается количество ошибок, путаниц, недовольства, работоспособность растет, атмосфера в коллективе налаживается. Менеджеры больше контролируют переход лидов по этапам воронки продаж, консультируют постоянных клиентов о новых услугах, а рутина перестает демотивировать.

Только вдумайтесь, на каждом этапе продажи необходимо оформление документов — при закупках, на складе или при отгрузке. На каждую операцию уходит от одной до десяти минут. Если менеджер разговаривает с клиентом по телефону, ему параллельно необходимо делать заметки, чтобы ничего не упустить. Делает он это либо в файле Word, в лучшем случае в Excel, а то и в бумажном блокноте. Консультирование может растягиваться и на 15 минут, и на полчаса, а после разговора работнику еще некоторое время понадобиться, чтобы восстановить услышанное и занести информацию в таблицу. В это время снова звонок, менеджер отвлекся и опечатался в поле с номером телефона или в ячейке с адресом почты, или в спешке не сохранил файл — клиент потерян. Структура рушится, цикл сделки растягивается, клиенты отсеиваются, выручка падает.

Отдельное мучение для руководителя отдела продаж — отчетность. Ежедневные и еженедельные отчеты от починенных необходимо объединить в сводную таблицу, чтобы проанализировать ситуацию и собрать паззл. Во время подготовки отчета формула может слететь или сотрудник прислал файл с неверным форматом данных, в итоге получится некорректная цифра. Отчеты приходится отправлять на доработку, затем повторно сводить данные. Иногда даже приходится пересчитывать вручную два-три раза, перепроверяя присланные отчеты. Мы приводим в пример только отчетность, но тоже самое происходит и в других процессах.

Как автоматизировать процесс продаж?

Для автоматизации отдела продаж мы рекомендуем использовать CRM-систему. В редких случаях в CRM отсутствуют инструменты построения отчетов и автоматизации шаблонных действий. Это свойственно бесплатным мини-программам, написанными программистами-любителями. У себя в компании мы пользуемся собственным продуктом — модулем «Управление отделом продаж». Система автоматизирует процессы продаж в программе 1С:Предприятие:

  • Собирает и обрабатывает заявки от клиентов в одном месте;
  • Руководитель может настроить автоматическую постановку задач менеджеру на обработку новой заявки;
  • Руководителя как может ставить задачи сотрудникам, так и отслеживать их выполнение;
  • Автоматические напоминания менеджерам по сделкам и задачам;
  • Автоматическое возобновление работы с «забытыми» клиентами;
  • Автоматизация план-факта работы отдела продаж;
  • Отправляет отчеты РОПу при снижении показателей работы отдела;
  • Автоматически рассчитывает бонусы менеджерам в зависимости от достижения KPI.


Какие процессы автоматизировать в компании?

В каждой компании процесс продажи уникален. Это зависит от специфики бизнеса, продаваемого продукта, целевой аудитории, рекламных каналов, страны и законодательства. Но в самом процессе внутри компании будут похожие действия.

  • Заявка;
  • Установление контакта;
  • Квалификация лида;
  • Презентация;
  • Работа с возражениями;
  • Заключение сделки.

CRM автоматически заносит клиента в базу, как только тот позвонил, прислал письмо или оставил заявку на сайте. После квалификации у нас принято отправлять клиенту презентацию, чтобы он мог обсудить наше предложение с коллегами и вернуться с уточняющими вопросами. Для того, чтобы сформировать коммерческое предложение не обязательно открывать Word и заносить данные туда. После того, как менеджер внесет данные в CRM, он может составить коммерческое предложение с ценами и условиями сотрудничества в PDF формате. Руководитель отдела продаж в конце дня, недели или месяца получает автоматизированные отчеты. А также получает уведомления о сделках и клиентах, с которыми менеджеры длительное время не поддерживают связь.

Как автоматизировать отдел продаж?

Мы автоматизируем отделы продаж с 2013 года. За это время нам удалось установить крепкие партнерские отношения с пятьюдесятью компаниями и реализовать не одну сотню проектов. Наши аналитики помогут провести экспресс-аудит отдела продаж, выявить проблемы в работе сотрудников, проинтервьюировать и подготовить отчет для собственника. К примеру, даже ручной ввод номера на телефоне можно автоматизировать через CRM-систему, сократить лишние операции, увеличить количество шаблонов исходящих писем и прочее:

  • Поиск клиента по телефону занимает 7–10;
  • Из-за отсутствия гарнитуры менеджер не может одновременно вносить информацию в 1С: использует блокнот, потом переносит данные в программу;
  • Проверка часового пояса клиента занимает 5–10 секунд;
  • Напоминания из одной программы вручную переносятся в другую;
  • Копирование информации из Excel в 1С и т. д.

Мельчайшие действия менеджеров, а также много других операций и недоработок, которые характерны для отдельно взятой компании и сложно предугадать без аудита, могут быть автоматизированы. Это сократит время для общения с клиентами и увеличит работоспособность сотрудников, освободив от рутины. Мы поможем подключить IP-телефонию, проработать и построить схему, настроить маршрутизацию входящих звонков. А также голосовое приветствие, очередь звонков, голосовое меню и другие операции:

  • Настроить и структурировать бизнес-процессы;
  • Сформировать отчетность по продажам, настроить воронку продаж и визуализировать данные;
  • Внедрить отчеты на мобильный телефон;
  • Сквозную аналитику;
  • Интегрировать внешние системы для анализа рекламных кампаний и каналов продвижения бизнеса и прочее.


Автоматизация отдела продаж поможет повысить маржинальность и увеличить выручку. Ведение клиентской базы упростится, она будет собрана в одном месте и не придется собирать информацию из блокнотов каждого сотрудника. В CRM клиентов можно закрепить за конкретным человеком. А если ответственный сотрудник будет в отпуске или заболеет, коллега увидит на каком этапе клиент, зафиксирует информацию, и комментарии будут также видны руководителю.

Для владельца бизнеса неподконтрольный отдел продаж часто — головная боль. Непонятно, как сотрудники принимают заявки, как общаются с клиентами, с какой скоростью обрабатывают задачи. Еще менеджеры могут общаться только с клиентами, которые вызывают у них симпатию, или работают по настроению и посетившему вдохновению. Систематизация в отделе отсутствует, качество работы падает, бизнес рушится. Но автоматизация отдела необходима, когда увеличивается количество заявок.

Без участия собственника бизнеса проект по автоматизации может быть обречен. Работники найдут тысячу и одну причину, чтобы завалить нововведения. Когда задумываетесь об автоматизации, учитывайте, что возможно придется сделать два шага назад, прежде чем идти вперед. Придется поменять бизнес, изменить процессы, поменять мышление сотрудников или набрать новую команду. Если хотите развиваться и ставить новые планки, открывать новые горизонты, то мы рекомендуем автоматизироваться. Тогда успех будет гарантирован!

CRM «Управление отделом продаж» от ALEXROVICH


Заказать услугу
Оформите заявку на сайте, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.